Un fichier Excel est un classeur : un document qui regroupe une ou plusieurs feuilles de calcul. Depuis Excel 2007, il s’enregistre par défaut au format .xlsx. Le format à choisir dépend de l’usage : .xlsx pour le travail courant, .xlsm dès qu’il y a des macros, .csv pour échanger des données brutes avec un autre logiciel.
Ce que contient un fichier Excel : classeur, feuilles et cellules
Le classeur est le fichier lui-même, celui que l’on ouvre, enregistre et envoie par messagerie. Il contient des feuilles de calcul, affichées sous forme d’onglets en bas de la fenêtre. Un nouveau classeur ne contient qu’une feuille par défaut, et le nombre de feuilles n’est limité que par la mémoire disponible.
Chaque feuille est une grille de cellules, repérées par une colonne et une ligne : la cellule B3 se trouve à l’intersection de la colonne B et de la ligne 3. Selon Microsoft, une feuille compte 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes dans les versions récentes.
Une cellule accepte du texte, un nombre, une date ou une formule. Elle peut aussi proposer un choix prédéfini : la liste déroulante dans une cellule limite la saisie aux valeurs autorisées.
Reconnaître un fichier Excel à son extension
L’extension, les lettres après le point dans le nom du fichier, indique le format. Voici les principales, d’après la liste des formats pris en charge par Excel.
| Extension | Format | Usage |
|---|---|---|
| .xlsx | Classeur Excel, XML, par défaut depuis Excel 2007 | Travail courant, sans macros |
| .xlsm | Classeur XML avec macros | Classeurs qui contiennent du code VBA |
| .xlsb | Classeur binaire | Classeurs volumineux |
| .xltx | Modèle Excel | Point de départ pour de nouveaux classeurs |
| .xls | Classeur Excel 97-2003, binaire | Anciens fichiers, échanges avec d’anciennes versions |
| .csv | Texte avec séparateurs | Échange de données entre logiciels |
xlsx ou xls : l’ancien et le nouveau format
Le .xls est le format binaire d’Excel 97-2003. Quand Excel l’ouvre dans une version récente, il le présente en mode de compatibilité : certaines fonctionnalités récentes ne sont pas disponibles tant que le fichier garde ce format.
Le .xlsx est un format XML, adopté par défaut avec Excel 2007. Pour convertir un .xls en .xlsx, il suffit d’ouvrir le fichier, d’utiliser « Enregistrer sous » puis de choisir « Classeur Excel ». Le fichier d’origine reste intact, la conversion crée une copie.
xlsm et xlsb : macros et gros classeurs
Un classeur qui contient des macros doit être enregistré en .xlsm. Le .xlsx ne peut pas stocker de macros VBA : à l’enregistrement dans ce format, le code est abandonné. Excel prévient avant de le faire, et il vaut mieux lire cet avertissement plutôt que le fermer d’un clic.
Les macros servent surtout à automatiser des tâches répétitives, comme un planning automatisé sur Excel. Un fichier .xlsm peut aussi transporter du code malveillant : on n’active les macros que pour un fichier dont on connaît l’origine.
Le .xlsb enregistre le classeur en binaire (BIFF12) plutôt qu’en XML. Il garde les mêmes feuilles et cellules, et se réserve aux classeurs lourds, quand le .xlsx devient lent à ouvrir ou à enregistrer.
csv : le format d’échange, avec ses pertes
Le .csv est un fichier texte dont les valeurs sont séparées par un caractère. Il s’ouvre dans Excel comme dans la plupart des logiciels, ce qui en fait le format de passage entre deux outils.
Il a un coût : Excel n’enregistre que la feuille active, et la mise en forme (couleurs, largeurs de colonnes, polices) disparaît. Excel avertit lui-même que certaines fonctionnalités risquent d’être perdues. Un classeur de calculs, comme ceux de la page sur les formules de base du tableur, doit donc d’abord être conservé en .xlsx.
Le séparateur dépend des paramètres régionaux de l’ordinateur. Par défaut c’est la virgule, mais avec une virgule comme séparateur décimal, ce qui est le cas en France, le séparateur de liste devient le point-virgule. Un .csv qui s’ouvre avec toutes les valeurs dans une seule colonne vient presque toujours de ce décalage de séparateur.
Créer, ouvrir et enregistrer un fichier Excel dans le bon format
Pour créer un classeur, on ouvre Excel et on choisit « Classeur vide ». À l’enregistrement, la commande « Enregistrer sous » propose le menu « Type de fichier » : c’est là qu’on passe de .xlsx à .xlsm, .xlsb, .xls ou .csv.
Ouvrir un fichier Excel ne demande pas forcément le logiciel installé. Excel pour le web, LibreOffice Calc, Numbers sur Mac et Google Sheets lisent les formats courants, et des applications Excel existent aussi sur téléphone. Pour les différentes façons de se procurer le logiciel, la page sur les possibilités d’obtenir Microsoft Excel détaille les offres.
Une règle suffit pour choisir : enregistrer en .xlsx par défaut, en .xlsm si le classeur contient des macros, et n’exporter en .csv qu’une copie destinée à un autre logiciel. La version .xlsx reste alors l’original complet.
