Améliorez votre productivité avec ces astuces efficaces pour utiliser Microsoft Office

Pour améliorer votre productivité sur Microsoft Office, voici quelques astuces efficaces. Utilisez les raccourcis clavier pour gagner du temps. Personnalisez la barre d’outils pour accéder rapidement aux fonctionnalités les plus utilisées. Utilisez aussi les modèles pour créer des documents professionnels rapidement. Pour une collaboration optimale en équipe, utilisez Microsoft Teams. Ces astuces vous permettront d’optimiser votre temps et de travailler efficacement sur Microsoft Office.

Gagnez du temps avec les raccourcis clavier

Pour améliorer votre productivité sur Microsoft Office, l’utilisation des raccourcis clavier est une astuce efficace pour gagner du temps. Effectivement, au lieu de chercher chaque commande dans les menus et sous-menus, il suffit de mémoriser quelques combinaisons de touches pour exécuter la plupart des commandements rapidement.

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Il existe plusieurs types de raccourcis clavier qui permettent d’effectuer différentes actions telles que l’enregistrement d’un document, la mise en forme ou encore le changement du mode d’affichage. Par exemple, pour sauvegarder un document rapidement sans passer par le menu ‘Fichier’, il suffit d’appuyer simultanément sur les touches ‘Ctrl’ et ‘S’.

En utilisant régulièrement ces raccourcis clavier vous gagnerez en rapidité lors de vos tâches quotidiennes et cela vous fera économiser un temps précieux dans votre journée.

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Attention à ne pas trop vous reposer sur cet outil car certaines fonctionnalités sont si peu connues qu’il serait très difficile, voire impossible, de deviner instinctivement leur combinaison associée aux touches du clavier. Tout comme certains termes rarement utilisés peuvent être difficiles à intégrer naturellement dans son discours écrit.

N’hésitez pas aussi à personnaliser les raccourcis selon vos préférences en allant dans les options avancées. Mais avant tout, prenez le temps nécessaire pour apprendre ceux qui sont déjà disponibles afin que cela soit bénéfique pour votre productivité.

Barre d’outils personnalisée pour un accès rapide

Au-delà de l’utilisation des raccourcis clavier, personnaliser la barre d’outils est aussi une astuce efficace pour optimiser votre productivité. Effectivement, cette fonctionnalité vous permet de rassembler en un seul endroit les commandes que vous utilisez le plus souvent.

Pour personnaliser la barre d’outils, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur celle-ci et de sélectionner ‘Personnaliser la barre d’outils’. Vous pouvez alors ajouter ou supprimer des icônes selon vos besoins. Pensez à bien ne pas surcharger votre barre d’outils avec trop d’icônes au risque qu’elle devienne illisible et difficile à utiliser. Optez plutôt pour quelques commandes essentielles qui seront rapidement accessibles.

Sachez que Microsoft Office propose aussi un assistant nommé ‘Tell Me’, disponible depuis 2016, pour faciliter l’accès aux différentes fonctionnalités du logiciel. Cette fonction recherche automatiquement le terme saisi par l’utilisateur dans tous les menus disponibles afin de proposer instantanément une liste des actions associées.

Personnaliser sa barre d’outils ainsi que maîtriser les raccourcis clavier font partie des astuces simples mais efficaces pour gagner du temps lorsqu’on travaille sur Microsoft Office. Une fois ces deux astuces maîtrisées, vous pourrez facilement réaliser vos tâches quotidiennes avec plus d’efficacité et de rapidité.

Créez des documents pros rapidement avec les modèles

La dernière astuce que nous allons aborder concerne l’utilisation des modèles. Les modèles sont des documents préformatés qui vous permettent de créer rapidement et facilement des documents professionnels tels que des CV, des lettres de motivation ou encore des rapports.

Microsoft Office propose une large sélection de modèles gratuitement téléchargeables depuis le menu ‘Fichier’. Pour accéder aux différents modèles disponibles, il suffit d’ouvrir un nouveau document Word ou PowerPoint, par exemple, puis de cliquer sur ‘Nouveaux à partir d’un modèle’. Il ne vous reste plus qu’à parcourir les différents modèles proposés et choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Il faut utiliser Microsoft Office pour gagner en efficacité et en productivité. Avec un peu de pratique, vous serez surpris(e) du temps que vous pouvez économiser tout en produisant des documents professionnels de qualité.

Collaboration optimale en équipe avec Microsoft Teams

Astuce n°4 : Collaborer efficacement avec Microsoft Teams pour un travail en équipe optimal.

En tant que professionnel(le) travaillant au sein d’une entreprise, il est probable que vous soyez souvent amené(e) à collaborer avec vos collègues de manière efficace et rapide. Pour cela, Microsoft Teams, l’outil de communication et de collaboration intégré dans l’écosystème Microsoft Office, peut s’avérer être une solution idéale.

Avec Microsoft Teams, vous pouvez créer des groupements d’équipe dédiés à différents projets ou départements de votre entreprise. Les membres du groupe peuvent ensuite discuter en temps réel via des chats écrits ou oraux, partager des fichiers et des documents directement depuis leur ordinateur ou leur smartphone et même organiser des appels vidéoconférenciers.

L’utilisation de Microsoft Teams peut grandement faciliter la coordination entre les membres d’une équipe tout en limitant le nombre d’e-mails envoyés (et donc les risques liés aux erreurs humaines). L’historique complet des discussions est conservé sur la plateforme, ce qui permet aux nouveaux arrivants dans le projet de se mettre rapidement à jour.

Pour utiliser simplement cet outil performant, rendez-vous sur office.com où vous pourrez accéder gratuitement à sa version web. Vous pouvez aussi télécharger l’application Windows 10 si vous souhaitez profiter pleinement de toutes ses fonctionnalités avancées.

Les astuces présentées ici sont autant de moyens simples mais efficaces pour optimiser votre utilisation quotidienne du pack Office proposé par Microsoft. Suivez-les pour gagner en productivité et améliorer votre organisation au sein de votre entreprise.

En plus d’offrir une interface conviviale, Microsoft Office est un outil complet qui vous permettra de travailler efficacement, que ce soit en solo ou en équipe. Avec ces astuces simples à mettre en place, vous aurez toutes les cartes entre vos mains pour exploiter pleinement le potentiel de cet environnement bureautique et tirer le meilleur parti de chaque fonctionnalité proposée.